Vous avez un groupe de messagerie, un fichier de cotisations, un calendrier quelque part, et cent familles qui demandent chaque semaine « c’est à quelle heure samedi ». Ce guide ne vous demande pas de changer d’outil. Il vous demande quatre pièces, que vous avez presque toutes déjà.
La manière la plus simple de les préparer, c’est dans Yody : c’est gratuit sous cinquante membres, ça prend une demi-heure, et vous n’avez personne à inscrire pour commencer. Un club sans membre inscrit ne paie rien — aussi longtemps qu’il veut.
L’agenda de la saison, en iCal
La pièce qui change tout. Un agenda que la famille s’abonne dans son téléphone — pas un fichier qu’on télécharge une fois et qui ment le lendemain : un match déplacé se déplace aussi chez le parent.
Ce qu’il contient : les entraînements (jour, heure, lieu), les matchs et tournois connus, les stages, les événements du club, et les congés — « pas d’entraînement pendant les vacances de Toussaint », c’est ce qu’on oublie toujours de dire.
Ce qu’il ne contient pas : des noms d’enfants, des compositions, des numéros de téléphone. Un agenda partagé se partage, et il finit chez le voisin.
Dans Yody : vous posez vos habitudes (« mardi et jeudi, 18 h ») et vos rendez-vous ; l’adresse d’abonnement existe, une par famille, et une publique pour les rencontres à domicile.
Les dates importantes
Une page — pas un agenda — avec ce qu’une famille doit savoir avant la saison pour poser ses propres dates : la reprise, les vacances, les tournois qui prennent un week-end entier, les stages (dates, prix, comment s’inscrire), l’assemblée générale, le souper du club, la fin de saison.
Ce qu’elle permet : réserver ses vacances sans tomber sur le tournoi de Pâques, savoir en septembre que le stage de Toussaint existe, ne pas apprendre le souper par le groupe la veille.
Dans Yody : une annonce « aussi sur le site », ou une page du site du club, écrite une fois.
La fiche pratique
Ce qu’on retape à chaque nouvelle famille : l’adresse des terrains ou des salles (avec le parking, l’entrée qui n’est pas celle de la rue), l’heure d’arrivée avant un match, ce qu’il faut emporter, la tenue, qui appeler le samedi matin quand le terrain est fermé, comment fonctionne le bar et qui le tient.
Dans Yody : les terrains du club avec l’heure de rendez-vous par catégorie, le mot d’accueil de la page publique, et « ce qu’il faut emporter » sur chaque rendez-vous.
Les documents
Le règlement d’ordre intérieur, le formulaire d’inscription, le barème des cotisations, l’attestation pour la mutuelle, les autorisations (photo, sortie). En un seul endroit, avec une date de validité — un document périmé est pire qu’un document absent.
Dans Yody : les documents du club avec leurs dates, les pièces à fournir et qui les a rendues, l’inscription en ligne, l’attestation mutuelle générée.
Ce que ça donne pour la famille
Elle ouvre son téléphone le vendredi soir : le match de demain est dans son agenda, avec le lieu et l’heure d’arrivée ; le tournoi d’avril est déjà posé ; elle sait qu’il n’y a pas d’entraînement la semaine prochaine ; elle a le règlement sous la main. Elle ne vous a pas écrit. Vous n’avez pas répondu à vingt messages.
Et si ses enfants sont dans trois clubs, Yody met les trois agendas dans une seule liste — même ceux des clubs qui ne sont pas sur Yody, par leur adresse iCal. C’est la pièce A qui permet ça, et c’est pour ça qu’elle vient en premier.
Pourquoi le faire dans Yody plutôt qu’à côté
Parce que les quatre pièces y existent déjà, avec leurs écrans, et qu’elles ne se recopient pas : le stage annoncé sur le site est celui de l’agenda ; le jour où il est complet, le site le dit.
Parce que c’est gratuit sous cinquante membres, et qu’un club sans membre inscrit est un club de zéro membre : il ne paie rien. Il n’y a pas de migration : vous créez l’espace, vous posez vos habitudes et vos dates, vous ouvrez la page publique — le kit est fait. Les familles viendront quand elles voudront ; l’agenda, lui, est déjà là.
Et un club peut en avoir plusieurs : l’école de jeunes, la section adultes, le club de l’année prochaine — chacun son espace, chacun gratuit tant qu’il est petit.
Faire un agenda partagé — pour les plus archaïques d’entre nous
Un agenda partagé, c’est un agenda dont on donne l’adresse. Trois façons, de la plus simple à la plus autonome. Dans les trois, la règle est la même : un seul agenda pour le club, tenu par une seule personne, et une adresse qu’on donne aux familles.
1. Dans Yody — une demi-heure, rien à installer
- Créez l’espace du club : le nom, la discipline, la fédération.
- Posez les habitudes : « U9, mercredi 14 h, terrain 1 » — Yody pose les soixante entraînements de la saison.
- Ajoutez les matchs et les stages connus. Ouvrez la page publique.
- L’adresse de l’agenda est sur la page, et chaque famille qui rejoint le club a la sienne. Un match déplacé se déplace dans les téléphones.
2. Avec Google Agenda — gratuit, un compte au nom du club
- Créez un compte Google au nom du club — pas celui du secrétaire : il changera.
- Dans Google Agenda, à gauche, « Autres agendas » → « + » → « Créer un agenda ». Nommez-le « Le club — saison 2026-2027 ».
- Dans les paramètres de cet agenda, cochez « Rendre disponible publiquement ».
- Tout en bas des paramètres, copiez « Adresse publique au format iCal » — elle finit par .ics.
- Posez les rendez-vous. Pour un entraînement hebdomadaire : un seul rendez-vous, « Répéter chaque semaine », avec une date de fin ; supprimez les occurrences pendant les vacances.
- Donnez l’adresse aux familles : « ajoutez cet agenda à votre téléphone » (iPhone : Réglages → Calendrier → Comptes → Ajouter un abonnement ; Android : dans Google Agenda, « Ajouter par URL »). Dans Yody, la famille la colle dans « nos clubs qui ne sont pas encore sur Yody » et voit le club dans sa liste.
3. Avec Outlook ou iCloud
- Outlook (compte Microsoft du club) : Calendrier → « Ajouter un calendrier » → « Créer un calendrier vide » ; puis Paramètres → Calendrier → « Calendriers partagés » → publier ce calendrier → copier le lien ICS.
- iCloud (Apple) : dans Calendrier sur Mac, clic droit sur le calendrier → « Partager le calendrier » → « Calendrier public » → copier l’adresse (remplacez webcal:// par https:// si un outil la refuse).
Les trois erreurs qu’on voit tout le temps
- Le fichier envoyé par message. Un .ics envoyé dans le groupe est périmé au premier changement. Il faut une adresse, pas un fichier.
- L’agenda personnel du secrétaire. Le jour où il part, l’agenda part avec lui. Un compte au nom du club.
- Des noms dedans. « Match U12 — Léa, Tom, Nour » dans un agenda public, c’est une liste d’enfants avec l’heure et le lieu où ils sont. Le nom de l’équipe suffit.
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Demandez l’espace de votre club : c’est gratuit sous cinquante membres, vous n’avez personne à inscrire pour commencer, et nous vous rappelons pour l’ouvrir avec vous.